Ecco come un amministratore stressato e con poca capacità organizzativa è riuscito finalmente a svolgere tutti i suoi compiti grazie ad una singola, semplice azione

multitaskingMi capita spesso di vedere persone che cercano di fare più cose contemporaneamente.

Un esempio?

La signora che, con le buste della spesa ai polsi, pretende di rispondere al telefono mentre guida un motorino e saluta una vecchia amica – che per poco non stende sulle strisce pedonali.

Ok, ok. Non ho mai visto niente di simile … ma questo evento mai visto mi porta dritto al punto che voglio affrontare insieme a te:

Se fai una cosa, NON puoi farne altre in maniera efficace.

Aspetta, aspetta. Non sto parlando di azioni come leggere questo articolo mentre ascolti tua moglie che ti chiede di apparecchiare la tavola. Tutto sommato, queste due cose insieme puoi farle (anche se ti converrebbe filare in cucina … altrimenti … sappiamo entrambi come andrà a finire).

Mi riferisco a tutte quelle azioni che richiedono un impegno notevole da parte tua. Un impegno concreto. Come per esempio consegnare con attenzione la posta di persona e occuparti della gestione dei tuoi clienti.

Non puoi fare entrambe le cose nella maniera corretta, giusto? E se riesci a farle, è probabile che siano attività che … potrebbero essere svolte meglio, ecco.

È impossibile dedicare il 100% della propria attenzione a due azioni differenti nello stesso momento. Non è possibile per definizione.

Se sei d’accordo con me su questo punto – e non mi stai tenendo all’oscuro di un clone nel tuo armadio che puoi utilizzare per distorcere a tuo piacimento questa regola universale –concentra tutti i neuroni su questo articolo.

Permettimi un’ultima osservazione prima di entrare nel vivo.

Magari hai pensato che il fatto di non poter fare – bene – due cose nello stesso momento sia un’ovvietà.

Non posso che darti ragione. In effetti, lo è.

Tuttavia, ti sfido a proseguire nella lettura e a non rimanere scioccato.

Perché dovrebbe scioccarti un semplice articolo?

Vedi, credo fermamente che tutti i tuoi ragionamenti non facciano una piega. Anche io do per scontato che non sia possibile fare due cose insieme (e farle bene, ovviamente).

Tuttavia, col tempo, mi sono reso conto che tutta una serie di persone (tra cui anche io) pur essendo d’accordo a parole con questo concetto … finiscono per comportarsi in maniera opposta.

Ora, non è una regola inviolabile. Una persona può decidere di fare più di una cosa alla volta, per carità. Resta il fatto che ne pagherà le conseguenze.

Direi che abbiamo scaldato abbastanza i motori. Ecco come stanno realmente le cose:

OGNI cosa che fai, ha un costo.

Ti basta fare due calcoli per renderti conto che ogni ora del tuo tempo vale diversi soldini.

Pensaci un attimo. Qual è l’attività che porta più soldi nel tuo conto corrente? L’hai individuata?

Molto bene.

Supponiamo che le attività che in assoluto ti permettono di far crescere maggiormente la tua attività siano quelle chiave che SOLO tu puoi svolgere in quanto amministratore di condominio.

Quelle che richiedono delle competenze specifiche che hai acquisito con il tempo. Che non puoi delegare al primo che passa.

Va da se che per massimizzare i tuoi risultati, dovresti occuparti esclusivamente di queste attività, non trovi?

Di conseguenza qualsiasi altra attività contribuisce a buttare al vento sia potenziali ricavi, sia il tuo tempo.

Insomma … per un libero professionista il detto “il tempo è denaro” è ancora più veritiero.

Prendi te ad esempio.

supermanÈ probabile che ti svegli ogni mattina (ok, questa era facile), bevi al volo la solita tazza di caffè amaro – o magari con un paio di pasticche di dolcificante – e voli come un supereroe in ufficio.

La tua missione per la mattinata?

Consegnare a mano la corrispondenza per i tuoi clienti.

Tra pochi giorni ci sarà un’importante assemblea di condominio, ed è fondamentale che siano tutti presenti. È necessario stabilire il budget di spesa per ristrutturare la facciata di un’importante palazzina, che ormai sta cadendo a pezzi.

E TU sei l’amministratore.

Ecco perché vuoi pensare personalmente alla consegna. Vuoi essere sicuro al 100% che le lettere di convocazione per l’incombente assemblea arrivino a destinazione.

Per questo decidi di occupartene personalmente.

Come sai bene, consegnare l’avviso di convocazione personalmente nella cassetta della posta dei destinatari NON vincola i condòmini alla partecipazione – ma anzi, lascia loro la libertà di impugnare ogni delibera assembleare presa, dato che “ah no, a me non è arrivata la convocazione, mi dispiace!” … (… si certo. Come no.)

In più, non è assolutamente necessario che ti rammenti che ti basta una raccomandata per mettere al riparo la tua reputazione – e la cerchia di clienti che ti sei guadagnato con i pugni e con i denti.

Utilizza una raccomandata, e per i condòmini sarà impossibile impugnare l’assemblea. Tu avrai salvato nuovamente la situazione, impedito a quel condomino tirchio di bloccare per l’ennesima volta l’avanzamento dei lavori … e … l’intera palazzina te ne sarà grata per sempre.

Dopotutto, quella facciata deve essere rifatta al più presto, no?

Se per una tua omissione dovessero saltare i lavori … non oso immaginare cosa diranno i condòmini delle tue prestazioni come amministratore di condominio.

Sono dettagli fondamentali, certo. Ma non era questo il punto.

La questione qui è un’altra. Che cosa abbiamo detto poco fa?

Esattamente. Le attività che ti fanno guadagnare di più sono quelle che SOLO e soltanto tu puoi fare. Quelle proprie di un amministratore di condominio.

finto postinoE tu cosa hai deciso di fare stamani?

Il postino.

Sei d’accordo con me che c’è qualcosa che non quadra, si?

Perfetto. Immagina questo scenario:
Ci sono due categorie di attività che vanno svolte per far prosperare la tua professione.

La prima fa riferimento ad attività che potrebbero benissimo fare altre persone, magari specializzate a fare esclusivamente quel tipo di operazioni (per esempio, consegnare la posta la mattina al posto tuo.)

L’altra categoria riguarda l’insieme di attività che soltanto tu puoi portare a termine – perché proprio non sono delegabili ed è richiesta la tua presenza (come ad esempio, la gestione di un problema specifico per un cliente importante.)

Le attività del primo gruppo ti fanno guadagnare 1.

Le altre ti fanno guadagnare 10.

Quale scegli?

Se siamo almeno un po’ simili, non credo tu abbia dubbi.

È normale per un libero professionista voler dedicare la maggior parte del proprio tempo a quelle attività che gli consentono di guadagnare di più, di servire al meglio i propri clienti e di far crescere la propria attività.

Ma … quando la mattina decidi di voler spedire quelle maledette raccomandate recandoti nell’inferno dell’ufficio postale … decidi di buttare al vento mezza giornata tra impiegati lenti e persone impazienti.

L’unica cosa che può distrarti dal ticchettio dell’orologio che scandisce ogni secondo passato in fila (che non riavrai mai indietro), è lo scoppio di una rissa.

Che tu ci creda o meno, la “rissa postale” è un evento che si verifica sempre più spesso all’interno degli uffici postali, per via del livello di frustrazione dovuto ai tempi di attesa infiniti … che va crescendo in maniera preoccupante.

Se ti sei perso l’ultimo round e sei un appassionato di scazzottate, puoi farti un’idea dei picchiatori che ci sono in giro cliccando QUI.”

Ma torniamo a noi.

Se perdere ore intere dentro quelle quattro mura mangia-tempo è la tua scelta, non posso che augurarti buona fortuna.

La cosa peggiore non è tanto quello che stai facendo – ovvero perdere tempo alle poste per fare una cosa che potresti delegare (con risultati superiori) a qualcun altro – ma stai succhiando via minuti preziosi che potresti dedicare a quelle attività che ti fanno guadagnare 10. O 100 … o addirittura 1000.

E permettimi di fartelo nuovamente presente: consegnare la posta la mattina, non rientra tra le tue attività più remunerative.

Rappresenta un’operazione di cui puoi facilmente sbarazzarti delegandola a dei professionisti che si occupano solo ed esclusivamente di consegnare la tua corrispondenza.

In conclusione, ecco come stanno veramente le cose.

Se fai una cosa e NON puoi farne altre … allora … è tutta una questione di
“scegliere di fare la cosa GIUSTA”.

FAI LA COSA GIUSTACosa significa?

Significa che, dato che il tempo di ciascuno di noi è limitato (tuo e mio compreso), è necessario scegliere di sfruttarlo per svolgere quelle attività che massimizzano – non solo il flusso di soldi dall’esterno fin dentro le nostre tasche – ma in generale i nostri risultati.

E, se ho imparato qualcosa da alcuni grandi amministratori che conosco, è che non hanno costruito il loro impero sprecando interminabili mattinate negli uffici postali.

Movimentiamo le cose con un altro esempio di attività che non fanno guadagnare.

Fai attenzione perché anche se non si riferisce direttamente a te ti riguarda eccome.

Prendiamo me. Abbiamo detto che, nello scegliere le attività da portare a termine, dobbiamo tenere in considerazione la massimizzazione dei profitti. Molto bene. Adesso ti chiedo di essere onesto: secondo te … scrivere questo articolo è un’attività che mi farà guadagnare qualcosa?

A prima vista, le persone potrebbero credere che aver scritto questo articolo sia una perdita di tempo … una di quelle attività che potrei facilmente delegare per occuparmi d’altro; che esistano altre attività alle quali potrei dedicarmi per guadagnare di più.

Beh … sai una cosa? Probabilmente avrebbero anche ragione.

SE, al termine di questo articolo, non sarò riuscito a farti capire l’importanza del tuo tempo … avrò fallito miseramente nel tentativo di aiutarti.

E si. Il tempo dedicato alla scrittura di questo articolo sarà stato buttato via.

Se, al contrario, avrò stuzzicato la tua cuorisità quanto basta per farti dire addio per sempre al tempo perso alle poste … in quel caso il tempo che ho dedicato alla scrittura di questo articolo si trasformerebbe in tempo davvero ben speso.

Fammi fare un bel respiro adesso, perché a pochi secondi dalla fine, ho intenzione di rivelarti una scomoda verità.

Voglio essere sicuro di farti capire nel profondo cosa voglia dire “fare delle scelte”.

Qualcuno potrà pensare che sono pazzo a dirtela. Ma è una cosa così importante che non ho intenzione di nascondertela.

La verità è che … leggere (e basta) questo articolo non ti darà nessun valore aggiunto. Non libererà del tempo per te, e non ti permetterà di fare più cose nello stesso momento.

Anzi, tutto il contrario:

In questo preciso istante, stai buttando via il tuo tempo …
Peggio che fare la fila alle poste!

cooooosaCon una differenza FONDAMENTALE: hai la possibilità di trasformare immediatamente la lettura di questo articolo in un’attività che causerà un loop temporale e ti permetterà di portare a termine più operazioni … SENZA svolgerle tutte!

Non solo. Otterrai un aumento immediato della risorsa più importante di tutte: il TEMPO.

Hai capito bene. Puoi deciderai di rendere redditizia la lettura di questo articolo, con UNA sola, semplice azione …

… l’UNICA azione che ti permetterà di portare a termine più attività nello stesso momento, di allungare le tue giornate ed avere più tempo da dedicare al tuo VERO lavoro!

Tutto questo con un’unica, veloce azione.

Infatti, se deciderai di aumentare il tempo a tua disposizione affidando la gestione della tua corrispondenza a Posta Power:

1. Dato che ci occuperemo della tua posta, sarai in grado di dedicarti (finalmente!) alle attività che contano davvero per l’incremento del fatturato del tuo business;

2. Non dovrai più tagliare a fette l’ansia nata dalla paura di non riuscire a convocare un’assemblea di condominio.

Occupandoci SOLO ed esclusivamente dell’attività di consegna delle tua corrispondenza, ti forniamo l’unico servizio postale garantito in Italia.

Risparmierai il tempo per l’affrancatura, per la compilazione dei moduli … quello per trovare parcheggio intorno all’ufficio postale e … quello della fila alla posta.

Potrai dedicarti alle altre attività a guadagno 10 e CONTEMPORANEAMENTE impedire a quei condòmini poco per bene di intralciare il tuo lavoro e far mettere in dubbio la tua professionalità davanti agli altri comproprietari.

3. Inoltre … renderai l’attività di scrittura di questo articolo un’attività a guadagno 10.

So che la senti. Se fai silenzio e ti concentri, puoi ancora sentire l’eco di quella vocina che, quando sei in macchina e ti stai dirigendo alle poste, ti sussurra stremata “Ma chi te lo fa fare?!” …
… che ne dici di ascoltarla per questa volta?

Però ti avverto. Non si torna indietro.

Una volta provata sulla tua pelle la possibilità di non dover vedere neanche per sbaglio l’ufficio postale … l’occasione per dedicare la mattinata ad attività più remunerative rispetto allo stare appiccicato ad un camionista sudato che deve ritirare un pacco di costine di maiale … la consapevolezza che la tua posta verrà consegnata mentre tu ti stai occupando d’altro … ti pentirai soltanto di una cosa: aver perso già un sacco di tempo SOLO per non avermi affidato la tua corrispondenza prima di oggi.

Come puoi fare per trasformare la lettura di questo articolo in una delle azioni più vantaggiose (e a rischio zero!) che potresti compiere in tutta la tua carriera?

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Alla prossima!

Marco Lutzu

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